Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy już w pełni pracuje w systemie tzw. elektronicznego obiegu dokumentów. Dzisiaj wojewoda kujawsko-pomorski Rafał Bruski oficjalnie podpisał umowę z marszałkiem Piotrem Całbeckim na dofinansowanie projektu, który obejmie aż 17 podmiotów administracji zespolonej. Kujawsko-Pomorski UW dostanie 8,2 mln zł w ramach dofinasnowania z RPO.
- To wyjątkowe zdarzenie, dzisiaj po raz pierwszy K-PUW występuje w roli beneficjenta projektu , który służyć będzie całej administracji rządowej w regionie. Aplikację złożyliśmy w już w marcu. Część tego narzędzia, usprawniającego znacznie pracę, już realizujemy w Kujawsko-Pomorskim UW (“E-dok”). Partnerami projektu są wszystkie służby, inspekcje i straże. Nasz projekt uczestniczył w konkursie jak każdy inny i cieszę się, że został dobrze oceniony. To bardzo duża kwota. Wartość całego projektu to prawie 11 mln zł, a dofinansowanie z RPO sięga ponad 8,2 mln – mówił wojewoda Rafał Bruski.
Projekt “Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego” to zakup licencji programu na ponad 2 tysiące stanowisk, ponad 500 zestawów komputerowych, ponad 100 sztuk urządzeń peryferyjnych (skanery, drukarki, serwery i macierze dyskowe). Samo okablowanie to ok. 741 200 metrów. Projekt pokrywa także koszt szkoleń dla użytkowników, wyliczony na ponad 1500 godzin.
- Projekt wpisuje się w rządową strategię informatyzacji administracji. Dzięki tym pieniądzom będziemy bliżej zakładanego celu – tj. żeby każdy z nas mógł bez wychodzenia z domu rozpocząć, nadzorować przebieg i wreszcie załatwić swoje sprawy w urzędach - komentował wojewoda podczas dzisiejszej konferencji prasowej w urzędzie.
Sam obieg dokumentów w ramach administracji to znaczna część specyfiki, ale i kosztów pracy tych jednostek. Dzięki realizacji inwestycji jednostki administracji zespolonej uzyskają dostęp do informacji związanych z załatwianymi sprawami, możliwość pełnej elektronicznej komunikacji pomiędzy dowolnymi jednostkami objętymi systemem – np. przesyłanie całych akt danej sprawy “jednym kliknięciem”, jednolity dla wszystkich jednostek system monitoringu i statystyki załatwianej korespondencji. System będzie w pełni kompatybilny z budowaną platformą usług publicznych e-PUAP.
Codziennie przez do urzędu wpływają setki pism – w 2009 roku sama korespondencja wojewody i wicewojewody liczyła ponad 19 tysięcy sztuk. Łatwo wyobrazić sobie oszczędności, jakimi docelowo zaowocuje pełne wprowadzenie tego systemu. Projekt przewiduje zakończenie realizacji inwestycji w czerwcu 2012 r. Pozwoli wyeliminować zbędne koszty ponoszone przez interesantów jednostek administracji zespolonej (zbyt długie wizyty w urzędzie, dłuższy czas załatwiania spraw) jak i przez same urzędy (koszty doręczenie korespondencji, materiałów biurowych, koszty osobowe pracowników zaangażowanych w obsługę klientów).
-Żeby setki spraw kończyły się zawsze terminowo, co przecież jest naszym obowiązkiem, a prawem obywateli, każde pismo musi być przypisane do konkretnego pracownika. Teraz katalogujemy wszystkie sprawy, tak by system alarmował o zbliżającym się terminie załatwienia sprawy wynikającym z Kodeksu Postępowania Administeracyjnego – zaznaczał wojewoda Rafał Bruski. - Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów pozwala mierzyć obciążenie pracą każdego urzędnika. Chodzi przecież o sprawność, jakość i terminowość naszej pracy.
